Współczesny rynek stawia przed przedsiębiorcami różnorodne wyzwania, a jednym z nich jest zapewnienie bezpieczeństwa zarówno swojej firmie, jak i pracownikom. Monitoring wewnętrzny stanowi jedno z narzędzi realizujących ten cel, ale nie tylko. Przydaje się również do kontrolowania procesów, pracowników, ochrony przed kradzieżami czy weryfikowania wydajności. Jednakże zastosowanie monitoringu wizyjnego w firmie wiąże się z koniecznością przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych. Zobacz, jakich.
Podstawy prawne stosowania monitoringu
Ustawodawstwo polskie reguluje zasady monitoringu wewnętrznego w firmach. Przede wszystkim przedsiębiorcy muszą zwracać uwagę na postanowienia Kodeksu Pracy oraz ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Istotne są również wytyczne GIODO dotyczące przetwarzania danych osobowych. Ogólnie pracodawca może stosować monitoring w firmie, jeśli służy on celom kontrolnym i ma zapewnić ochronę ludzi, mienia oraz kontrolę produkcji. Zobacz jednak, jak wprowadzić go zgodnie z przepisami.
Informowanie pracowników o korzystaniu z monitoringu
Zgodnie z art. 22 Kodeksu Pracy[1] pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o zastosowanym systemie monitoringu, jego zakresie oraz celu. Informacja ta powinna być udzielona przed rozpoczęciem monitoringu „nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem”.
Ponadto pomieszczenia, w których jest monitoring muszą być odpowiednio oznakowane.
Zakres i cel monitoringu
Monitoring nie może obejmować pomieszczeń socjalnych, takich jak toalety, palarnie, szatnie, stołówki czy pokoje przeznaczone do wypoczynku pracowników. Jego głównym celem powinno być zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom oraz ochrona mienia przedsiębiorstwa.
RODO a monitoring
Zgodnie z przepisami RODO, przedsiębiorca jest zobowiązany do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych. Monitorując pracowników, firma staje się administratorem danych osobowych, a więc zobowiązanym do ich odpowiedniego zabezpieczenia i przetwarzania zgodnie z prawem.
Rejestracja obrazu a prawa osobiste
Stosowanie monitoringu może kolidować z prawami osobistymi pracowników, w tym z prawem do prywatności. Dlatego też niezbędne jest zwrócenie szczególnej uwagi na zasady, które minimalizują negatywny wpływ monitoringu na prawa pracowników.
Przechowywanie danych
Dane z monitoringu powinny być przechowywane nie dłużej niż jest to konieczne, zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Polskie prawo zazwyczaj sugeruje, aby nie przechowywać danych dłużej niż przez 3 miesiące, chyba że wystąpią okoliczności wymagające dłuższego przechowywania.
Monitoring w firmie – tak, ale pod pewnymi warunkami
Monitoring w firmie jest narzędziem, które może znacząco przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa i kontroli nad procesami. Niemniej jednak, stosując monitoring, przedsiębiorcy muszą przestrzegać obowiązujących przepisów prawnych, aby zabezpieczyć się przed potencjalnymi roszczeniami.
[1] Źródło: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-22-2
